PLANNING (PERENCANAAN)

Perencanaan merupakan susunan langkah-langkah secara sistematik dan teratur untuk mencapai tujuan organisasi atau memecahkan masalah tertentu. Perencanaan juga diartikan sebagai upaya memanfaatkan sumber-sumber yang tersedia dengan memperhatikan segala keterbatasan guna mencapai tujuan secara efisien dan efektif. Perencanaan merupakan langkah awal dalam proses manajemen, karena dengan merencanakan aktivitas organisasi kedepan, maka segala sumber daya dalam organisasi difokuskan pada pencapaian tujuan organisasi.

Dalam melaksanakan perencanaan ada kegiatan yang harus dilakukan, yaitu melakukan prakiraan (rencana) kegiatan organisasi dan penganggaran (budgeting). Prakiraan berfungsi untuk menentukan rencana kegiatan yang akan dilaksanakan kedepan oleh organisasi sebagai upaya mencapai tujuan organisasi. Dalam melakukan prakiraan, haruslah selalu memperhatikan tujuan organisasi, sumber daya organisasi dan juga melakukan suatu analisis organisasi (bisa menggunakan SWOT) untuk mengetahui potensi internal dan eksternal.

Ada beberapa faktor yang perlu diperhatikan dalam melakukan perencanaan, yakni harus SMART. SMART yaitu 

• Specific artinya perencanaan harus jelas maksud maupun ruang lingkupnya. Tidak terlalu melebar dan terlalu idealis. 
• Measurable artinya program kerja organisasi atau rencana harus dapat diukur tingkat keberhasilannya.  
• Achievable artinya dapat dicapai. Jadi bukan hanya sekedar angan-angan dalam merencanakan dan tidak dapat dilaksanakan.
• Realistic artinya sesuai dengan kemampuan dan sumber daya yang ada. Tidak terlalu mudah dan tidak terlalu sulit. 
• Time artinya ada batas waktu yang jelas. Mingguan, bulanan, triwulan, semesteran atau tahunan. Sehingga mudah dinilai dan dievaluasi. 

Setelah merencanakan aktivitas organisasi secara sistematis dan terukur, maka perlu juga melakukan perencanaan penganggaran untuk pelaksanaan kegiatan. Prinsip dalam melakukan perencanaan penganggaran, adalah mengunakan segala sumber daya keuangan secara efesien dan se-efektif mungkin. Hal ini perlu direncanakan secara serius, agar organisasi tidak melakukan pemborosan, keuangan, selain itu sekaligus juga melihat sumber-sumber daya keuangan yang bisa diperoleh dari luar organisasi.

Langkah-langkah dalam membuat perencanaan :

1. Analisis situasi & identifikasi masalah. Melakukan analisa dan identifikasi terhadap situasi organisasi dengan memperhatikan tujuan organisasi. dalam melakukan analisa situasi dapat menggunakan teknik analisis SWOT.

2. Menentukan skala prioritas. Setelah dianalisa dan mengidentifikasi masalah, maka perlu dilakukan penentuan skala prioritas terhadap pelaksanaan kegiatan. Hal ini agar kebutuhan organisasi yang mendesak didahulukan untuk menjamin keberlangsungan organisasi.

3.  Menentukan tujuan program. Agar pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi akan mengarah pada pencapaian tujuan organisasi, maka dibutuhkan penentuan tujuan program, sehingga nantinya pelaksanaan program dapat diukur capaiannya.

4. Menyusun rencana kerja operasional (termasuk didalamnya menyusun anggaran).

(dibawakan oleh Ricky A. Nggili, dalam Pelatihan kepemimpinan Fakultas Teknologi Informatika - UKSW, November 2011)